受理时间：正常工作日

受理科室：学生处档案管理科（综合楼413室）

经办人员：赵峰老师、范海霞老师（电话：2853229）

一、档案交接

（一）新生档案材料的交接

1.交接时间：新生入学注册结束后 30 个工作日内。

2.交接内容：包括前置学历学生档案材料、新生入学登记表、新生入学体检表等。

3.交接程序：党委学工部档案室将接收到的新生邮寄档案转至各二级学院，由二级学院接收人交给所在班级辅导员（班主任）；自带档案入学的新生将档案交所在班级辅导员（班主任）。待新生档案审查完毕，由二级学院将完整的入学材料集中移交至党委学工部档案室，并填写《新生入学材料交接登记表》（见附件1），由党委学工部档案室集中保管。

（二）在校生档案形成材料的交接

1.交接时间：材料形成后 1 个月内。

2.交接内容：

（1）保留入学资格、休学复学、转学转专业、退学等学籍异动材料；

（2）在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀共产党员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他荣誉表彰证明材料；

（3）在校期间违反校规校纪、触犯国家法律法规等形成的各类处理、处分材料及解除处分材料。

3.交接程序：各二级学院将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交党委学工部档案室归档，党委学工部档案室经整理合格后按类别归档，并予以登记。

（三）毕业生档案材料的交接

1.交接时间：毕业生离校前 15 个工作日内。

2.交接内容：包括学籍表、毕业生登记表、毕业实习鉴定表、授予学位申请表、入团材料、高等学校毕业生档案转递单（见附件2）、黄淮学院档案材料目录清单（见附件3）、其他应予归档的学生个人材料。

3.交接程序：辅导员认真审核材料内容，确保准确无误后将毕业生归档材料按学号顺序排序，以学院为单位到党委学工部档案室完善归档，并填写《毕业生归档材料交接、转递汇总表》（见附件4），及时和党委学工部档案室完成交接手续。

二、档案查阅

凡需查阅学生档案的，学校有关部门须按照学校规定填写《查（借）阅学生档案审批表》（见附件5），履行查阅手续后方可进行查阅；学校以外单位须持单位介绍信及有效身份证件，填写《查（借）阅学生档案审批表》，履行学校查阅手续后进行查阅。

三、档案转递

1.因退学、转学、开除学籍等情况需转出档案的学生，应凭学校出具的退学、转学、开除学籍等证明材料和本人身份证件及时办理档案转出手续。

2.升学的，依据毕业生提供的入学通知书或调档函进行转递；到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的，依据毕业生提供的调档函、商调函、接收函等，档案转递至就业单位或定向单位；到非公单位就业的，原则上转递至户籍地公共就业人才服务机构，要求转递至就业地公共就业人才服务机构的毕业生需提供调档函，档案转递至就业地公共就业人才服务机构；暂未就业的，可按照毕业生本人申请，填写《毕业生档案暂留学校申请表》（见附件6），将其档案在学校保留两年或转递至户籍地公共就业人才服务机构，两年期满后毕业生未申请转递的，转递至户籍地公共就业人才服务机构。

注意事项：高考档案（含专升本档案）未交到档案室的学生，毕业时不能正常转递毕业生档案。

新生入学材料交接登记表

高等学校毕业生档案转递单

黄淮学院档案目录清单（转递档案时需要）

毕业生归档材料交接、转递汇总表

查（借）阅学生档案审批表

毕业生档案暂留学校申请表