黄淮学院会计档案管理办法（试行）院文〔2023〕248号
第一章 总 则
第一条 为加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关要求，结合学校工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条财务处会同相关单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第二章 会计档案的内容
第四条会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校档案的重要组成部分。具体包括：
（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿：总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿。
（三）财务报告：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他会计资料：年度部门预算、校内预算、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计核算专业资料。
第五条以电子会计资料的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计资料。同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输。
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序。
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系。
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改。
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第三章 会计档案归档及交接
第六条每年形成的会计档案，应当由财务处按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。
为便于保管和使用，装订成册的会计凭证须在封面上注明凭证所属会计年度、会计期间、凭证种类、张数、册数、起止编号等。会计账簿、报表及其他各类会计档案均应有专人负责整理、打印，并由各科室统一装订交由档案管理人员归档。会计账簿按账簿页数连续编号，按月或年度分类后加封面、封底装订成册，封面上注明单位名称、账簿名称、年度等。财务报表应在封面加盖部门公章，财务处负责人、填报或者编制人的签章。
第七条电子会计档案的归档。会计年度结束后，财务处应将会计数据电子资料按会计期间备份并详细标注，整理归档，包括：会计账务系统、学生收费系统、收入申报系统等数据。
第八条 交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。
第九条 移交会计档案的单位或个人应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
第十条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位主要负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名并加盖公章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第四章 会计档案的查阅与利用
第十一条 有关单位应当严格按照相关制度利用会计档案，在查阅、复制会计档案时，由该单位负责人批准，并履行登记手续后方可查阅、复制，严禁篡改和损坏。
财务处应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。
第十二条 会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十三条 对涉密的会计档案，未经学校有关归口管理部门及保密管理部门批准，不得以任何形式查阅或者复制。
第五章 会计档案的保管
第十四条 财务处各科室形成的会计档案，由专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。
第十五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第六章 期满销毁
第十六条 学校每年定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限，对保管期满,确无保存价值的会计档案,可按照一定程序销毁。
第十七条 保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和保管清册中列明。
第十八条 对学校年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案应注明“永久保存”字样，单独保存。
第十九条 学校应提供符合国家相关要求的会计档案保管条件。财务处会同有关单位要做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，并及时对电子档案做好备份及防毒工作。
第七章 附 则
第二十条 本办法由财务处负责解释。
第二十一条 本办法自印发之日起施行。
附件：1. 
附件1：黄淮学院会计档案保管期限表.docx