关于规范文档材料报送工作的通知
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为加强学校文档材料报送工作，进一步规范公文材料的报送管理，保证文档材料规范、高效、有序运转，根据上级公文处理有关精神，结合我校实际，现将我校文档材料报送工作规范通知如下：
一、报送范围
以学校名义向校外单位请示、报告工作；以单位名义向学校领导的请示、报告工作；以其他名义拟制的文稿；向学校报送的各种材料。
二、规范程序
（一）单位代学校拟制公文的，单位在材料拟定后先附《黄淮学院文件签发处理签》，填写齐全，由单位主要负责同志签署意见同意后，方可报学校办公室审核；办公室审核同意后，方可让学校领导签发；校领导审阅签发后，公文拟制单位将签发件和电子稿（电子稿包括表格必须是word格式）送办公室，由办公室按要求编发。
（二）要正确使用“请示”和“报告”。向学校请求指示、批准、批复时，使用“请示”；向学校汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复学校的询问时，使用“报告”。请示必须一文一事，明确提出需要解决的有关问题。不得在一篇请示中同时请示若干个不同性质不同类别的问题，不得越级请示；有关请示、报告须填写“黄淮学院请示签报”单。报告中不得夹带请示事项。向校领导报送的请示、报告不得越级上报，不得将同一份“请示”、“报告”同时报多个领导；“请示”、“报告”应在附注处注明主要承办人的姓名和电话。凡是以学校名义向上级或校外单位“请示”、“报告”、“函”或“情况说明”等须由学校主要领导签发，或主要领导授权其他领导签发后方可用印上报。
（三）各单位向校领导及有关职能部门报送的所有材料，主办单位的主要负责同志要严格审核把好材料质量关，并签署意见同意后方可报送。
（四）各单位印章只能对内，不能对外开具证明。学校各单位教职工生对外证明身份时，先须由本单位开具证明。各单位用印不能混淆，为本单位教职工和学生开具身份证明的要用单位行政印章，开具党、团证明的用党总支、团总支印章。单位开具证明并加盖印章后方可到学校办公室用印确认。
各单位要严肃开具证明，证明用纸可用规范纸张打印证明，也可用带学校标志的正规稿纸手写，不能用白纸手写开具；开具的证明要实事求是，格式要规范美观大方，语句要通顺，内容要具体；手写证明，字体要工整、规范。各单位为师生开具的证明，在证明内容后落款前的适当位置手写注明开具证明的经办人姓名。
三、规范格式内容
（一）各单位制定的规范性文件，必须符合宪法、法律、法规以及国务院、省政府的决定、命令和国家的方针政策。
（二）各部门主要负责同志要尽职尽责地把好上报公文质量关。报送的材料要力求做到情况正确，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。
（三）报送的文档材料一律使用国际标准A4型纸张，其成品幅式尺寸为<?xml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />210mm×297mm，左侧装订；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
（四）正文一般每面排22行，每行28字。
（五）使用的人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后发文字号。引用外文应当注明中文含义；计量单位应当使用国家法定计量单位；材料中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（六）结构层次要清楚，结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（二）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（七）材料文字从左到右横写，横排。标题用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排版；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。正文用3号仿宋字体，正文小标题第一层标题可用3号黑体，第二层可用3号楷体字，第三层字体可加黑；如只有2层，第2层可更换字体也可不换字体。材料正文每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。
（八）材料如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与材料正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格用3号黑体字标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
（九）页码用半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线。单页码居右空1字，双页码居左空1字；页码也可全部居中。空白页和空白页以后的页不标识页码。
四、几点要求
（一）为规范文档材料报送工作，各单位要固定一名政治素质高、业务能力强、具有一定文字处理水平的同志负责本单位文档材料报送工作。
（二）为保证文档材料的规范运转，各单位务必要严格按照本通知程序运转，若不按程序文档材料接收单位可不予以接收。
（三）要做好文档材料的保密工作，文档材料在传递过程中要做到及时、保密、准确、无误；文档材料运转要安全保密，特别是领导阅改批示内容材料要限制阅读范围，按照保密规定存放保管。