黄淮学院校友会档案管理制度

第一条  为加强黄淮学院校友会（以下简称“校友会”）档案资料管理，根据《社会团体登记管理条例》和《黄淮学院校友会章程》，制定本制度。

第二条  归档范围

（一）校友会基础资料：校友会成立、合并、变更、备案等的文件资料（包括校友会负责人登记表、组织架构、理事名单、会员名单等）。

（二）校友会文件：上级机关下发文件，校友会下发文件，需要校友会贯彻执行的条例、规定、通知等文件，校友会管理制度、请示、报告及批复。

（三）校友会管理：校友会年度工作总结、计划、工作要点，校友信息资料，校友信息数据库资料，校友联络员资料。校友会历史沿革、大事记、资料汇编等资料。

（四）校友会表彰奖励：校友会荣获表彰资料，校友会开展表彰奖励活动资料。

（五）校友会培训交流：校友会活动策划方案，校友会参与培训、组织培训资料，校友会业务交流活动资料。

（六）校友会公益项目：校友会开展奖学助教、脱贫攻坚、抗疫捐赠等各类公益项目资料。

第三条  档案管理

（一）档案最终的整理、管理工作由秘书处负责,要求存档的各种资料必须整洁齐备。

（二）档案按照校友会的分类分别存档。

（三）对校友会递交的材料要按顺序存档。

（四）对校友会递交的档案要定期进行整理，确保档案安全。

档案的整理：每年度末对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化。

第四条  （一）任何要使用校友会档案的人,需到秘书处登记,经秘书处领导批准后，由专职人员将所需档案找出交由相关人员使用。

（二）使用档案时要注意档案的完整与清洁,不得随意损坏档案。

（三）在使用期间如丢失档案,要将情况及时报给秘书处,并进行丢失登记。

（四）档案使用完毕后要在指定期限内交还给秘书处,并注销登记。

（五）任何查阅人员，必须保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或其它非法形式使用，若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条  档案管理工作流程

（一）校友会资料由秘书处人员及时收集、整理。

（二）秘书处整理好资料后统一交由秘书长审查。

（三）通过秘书长审查后,资料交由秘书处规整存档。

第六条  本制度经第一届理事会第二次会议审议通过，由秘书处负责解释。