各院系:
　　为确保2013届毕业生顺利离校，根据学校关于毕业生工作的统一安排，现就2013届毕业生离校前的档案管理工作做如下安排。
　　一、需要入档材料
　　1、高中档案材料：高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、高考志愿表等（学生处负责）；
　　2、在我校就读期间档案材料：报到证白联（就业通知书）、毕业生登记表、学籍表、军训鉴定表、专升本推荐审批表、在校期间奖、惩情况、新生入学体检表、社会实践和实习鉴定材料及其他有关须装档的材料等。
　　3、组织材料
　　党员组织材料(按照校党委组织部要求办理）
　　团员组织材料（按照校团委要求办理）
　　二、入档具体要求
　　毕业生归档材料原则上按《河南省教育厅河南省档案局关于印发〈河南省大中专毕业生档案管理若干规定〉》（教学[2003]624号）进行。具体要求如下：
　　1、各院系党总支具体负责学生档案整理工作，在规定时间内，组织相关人员将学生入档材料整理好到学生处档案室装档（行政办公楼402）。5月27日-6月20日
　　2、各院系应按专业、学号提供毕业生花名册（纸质），每份学生入档材料都放在学籍表内，注明学号，然后按学号顺序从小到大排列后入档。
　　3、认真审核毕业生档案中的材料内容，确保准确无误。
　　4、在入档过程中要做到认真细致，有条不紊，不能有丝毫差错。
　　5、对于曾受表彰和处分毕业生的档案，必须在毕业生登记表奖惩一栏填写清楚。
　　6、所有材料装档前，请务必检查应盖公章是否加盖。（如：《毕业生登记表》的校印，《学籍表》的学籍管理专用章等）
　　7、《2013届报考专升本学生、考取研究生信息表》务必于本院系装档时交学生处档案室。
　　三、2013届考取研究生、专升本学生调档要求
　　1、考取研究生未签订就业协议学生的档案办理：需提供调档函或录取通知书原件及复印件；
　　2、考取研究生同时已签订就业协议学生的档案办理：需提供调档函或录取通知书及复印件、已签约单位解聘函；
　　3、各院系统一收齐调档凭证（调档函或录取通知书复印件和已签约单位解聘函），按学号先后顺序排列登记后交学生处档案室集中办理（请在调档函或录取通知书复印件中间空白处注明院系、专业、学号、联系方式和档案寄往的城市）。
　　4、考取专升本的学生需持录取通知书到学生处办理转档手续。学生处通过机要传递寄往录取学校。                                                  

　　附件：
　　1、黄淮学院2013届考取专升本、研究生学生信息表
　　2、黄淮学院2013届毕业生入档材料登记表
　　3、学习学生档案知识   正确办理档案转移（点击下载）

学生处档案室
2013年5月20日