黄淮学院公文处理办法
第一章 总 则
第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）、《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和教育部公文处理的有关规定，结合我校实际，制定本实施细则。
第二条 公文是传达党和国家的路线、方针、政策，发布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，汇报和交流情况的重要工具。公文处理是机关工作的重要组成部分，是领导工作的重要助手。各党政负责人和公文处理人员，必须重视和认真做好公文处理工作，使之更好地为学校的改革和发展服务。
第三条 公文处理的主要任务是：公文的起草、校核、签发和印制；公文的办理和传递；公文的管理；公文的立卷与归档；公文保密等。
第四条 黄淮学院实行集中统一的公文管理体制。党委办公室和校长办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委和行政名义制发的各类公文，并负责指导全校各单位的公文处理工作。机关部、处、室和院系，均应配备专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。
第五条 公文处理应当坚持实事求是、按照精简高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第二章 公文种类
第六条 学校党政机关公文种类大体包括：
（一）决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
（二）决定 适用于对重要事项或者重大行动作出安排。
（三）指示 适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
（四）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知 适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转批下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。
（六）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
（七）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
（八）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
（九）批复 适用于答复下级机关的请示事项。
（十）规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（十一）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。
（十二）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
（一）发文机关标识也称为版头，一般应当使用发文机关全称或者规范化简称。
（二）密级和缓急涉及党和国家秘密的公文，应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级分别为“秘密”、“机密”、“绝密”，密级和保密期限之间用“★”隔开。凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
（三）发文字号发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成，标注于版头下方居中或者左下方。联合发文，只标明主办单位的发文编号。
（四）签发人上行文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）标题 标题要简明、准确、一目了然，由发文单位、事由和文种三个部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送和抄送根据公文的内容，主送单位一般写在正文前面，抄送单位写在公文的末尾，单位应当使用全称或规范化简称。
（七）附件 附件是公文的重要组成部分。如有附件，应当在正文之后、署款之前注明附件顺序和名称，并与正文一起装订。
（八）署款和用印党委发文单位发文，在正文后的右下方应署单位全称或规范化简称，行政发文不署发文机关，署名与正文及其附件名称之间留出适当距离。公文除会议纪要外应加盖印章，印章盖在发文单位署款及发文日期上，联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，由联合发文机关加盖印章。
（九）成文日期以最后签发人的签发日期为准，紧接发文单位署名后下方，党委文件日期用阿拉伯数字，行政行文日期用汉字标示，“零”写为“○”。
（十）主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》标注。
（十一）版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。
第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型（<?xml:namespace prefix = st1 ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:smarttags" />210mm×297mm），文字自左至右横写，正文用3号仿宋体字，公文标题用2号小标宋体，一般每页排22行，每行排28个字。左侧装订。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。
第十条 党政机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。
第十一条 公文版头的适用范围
（一）《中共黄淮学院委员会文件》、《黄淮学院文件》，主要用于学校向上级机关请示、报告，向各单位发布对学校具有普遍指导意义的决定、通知（包括发布规章制度和转发重要公文）、通报，对重要问题提出意见等。
（二）以《黄淮学院》版头发的公文，主要用于因涉及面小而又需以学校名义行文的事项，同不相隶属单位商洽工作，询问情况，答复下级单位询问，请求有关部门批准等。
（三）党委办公室和校长办公室根据授权可以向学校各单位、各党总支、直属党支部行文。《中共黄淮学院委员会办公室文件》、《黄淮学院办公室文件》，主要用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达需要学校下级单位周知和办理的事项等。
（五）中共黄淮学院纪律检查委员会按照工作职责可以向党政各职能部门、各院系、直属单位行文。黄淮学院工会委员会和共青团黄淮学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。
（七）各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项；经学校研究同意可使用文头的职能部门下发的公文，主要用于对本职能业务范围内有关事项的安排部署。根据学校党委和行政的工作部署安排，可以党委办公室或校长办公室名义转发、转批公文。因特殊情况确需向学校各单位正式行文的，应当报经学校党委或行政批准，并在文中注明经学校党委或行政同意。
（八）各职能部门召开的专业性会议和座谈会形成的报告、纪要，一般不以学校或办公室文件转发，由职能部门自行办理。学校党政办公会议议定事项学校办公室应以会议纪要形式发布。学校党总支、直属党支部不能制发文件式公文。
第十二条 校内二级单位不得越过学校直接对上正式行文。
第十三条 凡请示工作，要求解决问题，应直接报送有关主管部门或单位，不得越级行文。
（一）“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，不得多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。
（二）属于学校有关主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送业务主管部门处理，不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情，要认真研究，尽职尽责地解决，不得推诿、拖延。确需学校解决的问题，职能部门要事先提出具体意见。请示不得一事多报。
第十四条 “报告”中不得夹带请示事项。
第十五条 凡经由学校办公室转办的请示报告，必须严格登记，注明有关情况，以备查考、督办。在特殊情况下各单位未经学校办公室而直接呈送给校领导的请示或其他公文，应在事后送学校办公室补办登记手续。
第十六条 对不合行文规则的上报公文，学校办公室可退回呈报单位。对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；对于应当协商、征求意见而未协商、征求意见的学校公文代拟稿，学校办公室不予受理。
第十七条 本办法对学校机关各部门、各院系和各直属单位的公文处理均具有规范意义。各单位应参照本办法规范本单位的公文处理工作。
第五章 发文办理
第十八条 黄淮学院发文应执行以下程序：草拟、审核、清样、填单、呈送、签发、登记、印制、装订、盖印、发送(布)、存档。所列环节必须依次完成，不得省略或逆行。
第十九条 发文办理各环节的具体规范是：
(一)草拟。我校草拟公文要依据工作需要和校领导授意拟稿。内容比较单一、工作主管部门比较明确的公文，由工作主管部门草拟；内容较为综合或主管部门不很明确的公文，由学校办公室负责组织起草。完成后，将草拟文稿交至学校办公室秘书科。
公文草拟的基本要求：
1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直陈不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。
3、公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。
4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。
6、公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
7、必须使用国家法定的计量单位。
8、用词用字准确，规范。文内使用非规范化简称，一般应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9、公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（二）审核。学校办公室负责人对文稿的审核负总责。必要时，办公室负责人可协调有关方面负责人或请求主管校领导或提交有关会议审订与校核。审核的内容主要有三个方面：一是发文内容是否符合国家的法律、法规、方针政策的规定，是否符合上级机关的指示精神，是否完整准确体现发文机关的意图；二是发文有无必要，是否切实可行，是否需要与其他工作统筹协调；三是公文格式和文字是否规范，用词是否得当、语句是否通顺，并确定以什么名义和形式发文。
（三）清样。文稿经学校办公室主任校核后，返回起草人。对确定以学校名义（包括文件形式和函形式）的发文，交由起草人根据学校办公室提出的意见修正原稿，校对无误后，用A4打印纸打印清样，然后将文稿修改原稿、文稿清样与清样磁盘或电子邮件一并交至学校办公室秘书科。
（四）填单。学校办公室秘书科出具统一印制的“黄淮学院发文签发笺”。由拟稿部门（单位）负责人填写公文签发笺的以下内容：文件标题、抄报、抄送单位、拟文单位、拟稿人、校对人等，拟稿单位应在核稿部位签署审核意见（单位负责人须亲笔签名）。
（五）呈送。学校办公室负责人在修改稿上填写办理意见，一般为“请×××（指校领导）签发”。主办部门将文稿清样连同公文签发单按签发要求呈送主管校领导。文件内容涉及多位校领导时，须呈送各位校领导会签。
（六）签发。中共黄淮学院委员会文件，签发人为校党委书记或主管党委副书记签发；黄淮学院文件，签发人为校长或主管校领导签发；党委与行政联合发文，签发人为党政主要负责人；中共黄淮学院委员办公室会文件、黄淮学院办公室文件，签发人为相关校领导，或学校办公室主任签发。
签发内容包括：是否同意发文、签发人姓名、签发时间。须使用符合存档要求的黑色、蓝黑色墨水或签字笔填写。
（七）登记。学校领导签发后，由学校办公室秘书科在发文登记簿上登记，并编制发文序号。
（八）发布（印制）。由学校办公室秘书科做最终校对，按规范版式、字号排版，通过学校数字化办公系统发布或印制。
（九）装订。需要纸质文件的由学校办公室秘书科装订成份。
（十）盖印。除会议纪要外，均应加盖发文机关印章。
（十一）存档。文件发送完毕，将文件原稿、校领导重要修改稿、正式文件2份（包括附件）和重要发送件的回执、请示件的回复，及公文处理单一并交送学校办公室综合档案室存档。
第六章 收文办理
第二十条 收文是指黄淮学院收到上级机关、下属部门与单位和不相隶属机关的公文。收文办理主要包括签收、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序，分有阅件办理和办件办理。
凡通过保密室、收发室、邮政专递等渠道传递，标有“黄淮学院收”和“黄淮学院办公室收”的公文，统由学校办公室秘书科按照规定签收；通过会议等其他渠道发送给我校的公文，代领人员要及时到学校办公室秘书科办理签收手续。签收公文应逐件清点，重要公文应逐页清点，发现问题当及时询问，并采取相应处理措施。急件应说明签收的具体时间。
第二十一条 需要送学校领导及有关部门阅知的公文为阅件。阅件办理的主要程序是：
（一）编号、登记。由学校办公室综合档案室按收文时间先后编号，然后将收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文标题、秘密等级、缓急程度、主送机关、成文日期、分送范围、收文份数等在收文簿上填写清楚。
（二）分送。学校办公室综合档案室填写“黄淮学院文件传阅笺”，注明秘密等级、是否清退、是否急件，送给办公室负责人；办公室负责人应根据校领导分工及时将阅件批转主管校领导阅示；主管校领导应对阅件及时做出具体批示。
（三）阅文。学校办公室综合档案室根据主管校领导的批示，将阅件送给有关方面阅知。办理传阅时应严格登记手续，及时递送，随时掌握去向，避免漏传、误传和延误。遇有领导外出，应在文件单上注明，尔后按顺序往下传阅。对标有秘级的阅件，要严格执行保密纪律与规定。
（四）归档。学校办公室综合档案室要适时将阅完的阅件收回。该清退的及时清退，该存挡的整理存档，特别是对校领导作出批示的阅件，应将原件及时收回存档备查。
（五）催办。学校办公室对承办情况进行督促落实。催办应贯穿于办件办理的各个环节。应根据其轻重缓急，进行定期催办和及时催办，学校办公室主任定期或随时向校领导反馈办理情况。
第七章 公文的立卷归档
第二十二条 公文办理完毕，应按档案有关法律法规，和学校档案管理办法，将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全、完整，进行立卷归档。凡上级公文、以学校名义印发的公文签发原始件不得由各单位和个人分存，一律由学校办公室综合档案室集中统一归档保存。
第二十三条 查阅、借阅、摘抄或复制归档公文，应按照档案管理法规的规定，履行登记、审批等手续。
第八章 附 则
第二十四条 本细则由党委办公室和校长办公室负责解释。
第二十五条 为适应数字化办公的要求，学校及各单位产生的所有公文即日起应同时备份电子文档。
第二十六条 本细则自发布之日起施行。